1 Algemeen
‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’.

2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Donateurs en Sponsoren van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN-rekeningnummer en contributiebedrag);
  2. Bestuursleden van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ (NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer).

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De vereniging/stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Donateurs en sponsoren Bewaar ‘t Olde: De administratie wordt uitgevoerd door de penningmeester van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de penningmeester) en security
    patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bestuursleden;
  2. Bestuursleden, contactpersonen, beheerder en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij het bestuurslid) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
  3. Beheerder: De beheerder beheert persoonsgegevens van medewerkers, gebruikers, leveranciers, bestuursleden en vrijwilligers. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is de beheerder gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

5 Waarvoor verwerkt ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ deze gegevens?
De persoonsgegevens die ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Donateurs en sponsoren: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de donateurs- en sponsoren-administratie te kunnen beheren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van exposities en andere culturele activiteiten
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
  5. Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.

6 Verwerkt ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ verwerkt deze gegevens niet.

7 Hoe gaat ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging/stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Donateurs en sponsoren: De donateurs en sponsoren administratie kan alleen worden ingezien door de penningmeester van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan
    bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
  5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden/secretaris van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’.

9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Kan ik zien welke gegevens ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ om deze gegevens in te zien. De secretaris en penningmeester zijn bereikbaar via info[at]bewaartolde.nl.

12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’, via info[at]bewaartolde.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13 Wijzigingen
‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van ‘Stichting Bewaar ‘t Olde’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit
privacy statement zelf opslaan of raadplegen via www.bewaartolde.nl/privacy-statement/.

Augustus 2018